Dit is het privacy statement van het klachtenmeldpunt Aanbesteden (“KMA”) van Conducto Inkoopadvies B.V. (“Conducto”, “wij” of “ons”). Hierin wordt beschreven hoe Conducto, als verwerkingsverantwoordelijke, omgaat met uw persoonsgegevens bij bijvoorbeeld het aanmelden als lid en het behandelen van klachten door het KMA. De verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Verwerkingsverantwoordelijke

Conducto inkoopadvies B.V.
Jansbuitensingel 7
6811AA te Arnhem
KvK: 09123651

Dit privacy statement is als volgt opgebouwd:

1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
2. Welke persoonsgegevens verwerkt Conducto en waarom?
3. De verwerking van persoonsgegevens door de onafhankelijke deskundige.
4. Hoe beschermen wij uw privacy?
5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
6. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden
7. Uw privacy rechten
8. Het gebruik van cookies
9. Contactgegevens
10. Wijzigingen in onze privacy statement

1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Het KMA biedt onafhankelijke klachtafhandeling bij aanbestedingsprocedures aan voor leden (de aanbestedende diensten). Conducto verwerkt daarom persoonsgegevens van (contactpersonen van) leden. Klagers kunnen via het portaal van een lid een klacht indienen bij het KMA. Conducto verwerkt daarom ook persoonsgegevens van (contactpersonen van) klagers. De klager dient bij het KMA de stukken in die relevant zijn voor de aanbesteding en de klacht daarover. Het kan voorkomen dat in de klacht persoonsgegevens van anderen zijn opgenomen, bijvoorbeeld personen die werkzaam zijn bij een andere betrokken organisatie. Wanneer het KMA een klacht ontvangt, stuurt Conducto de klacht door naar een onafhankelijke deskundige die de behandeling van de klacht oppakt. Conducto verwerkt daarom ook persoonsgegevens van de onafhankelijke deskundigen.

Conducto is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door haar leden en de onafhankelijke deskundigen. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door de leden kan worden gevonden op de website van ieder lid. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door de onafhankelijke deskundigen treft u hierna, onder hoofdstuk 3.

1. Welke persoonsgegevens verwerkt Conducto en waarom?

2.1 Leden

Een aanbestedende dienst kan zich aanmelden bij het KMA voor een onafhankelijk klachtafhandeling over aanbestedingsprocedures. Wij verwerken de contactgegevens, zoals de naam, het e-mailadres en een telefoonnummer, van contactpersonen van leden om:

• het lid aan te melden;
• de klachten die het KMA ontvangt af te (laten) handelen door Conducto en de onafhankelijke deskundigen; en
• onze interne administratie, waaronder de facturatie, te laten plaatsvinden.

De verwerking van persoonsgegevens door Conducto is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met het lid (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en Conducto heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken, namelijk het uitvoeren van haar dienstverlening en het communiceren met haar leden (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2.2 Klagers

Klagers dienen hun klachten rechtstreeks in bij het KMA. Voor de behandeling van de klachten verwerkt Conducto alle persoonsgegevens die door de klager worden aangeleverd. Conducto ontvangt de stukken van de aanbesteding en de contactgegevens van de contactpersoon van de klager, zoals de naam, het e-mailadres en een telefoonnummer. Deze persoonsgegevens worden verwerkt om:

• te beoordelen of de klacht ziet op de aanbestedingsprocedure;
• de klacht te laten behandelen door een onafhankelijke deskundige;
• de onafhankelijke deskundige direct in contact te brengen met de klager om eventuele vragen ten aanzien van de klacht te kunnen bespreken;
• het verstrekken van het advies van de onafhankelijke deskundige aan het lid;
• het verstrekken van het advies van de onafhankelijke deskundige aan de klager.

Conducto heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2.3 Onafhankelijke deskundigen

De klachten worden behandeld door onafhankelijke aanbestedingsdeskundigen. Dit zijn personen die niet voor Conducto werken en daarmee hun onafhankelijkheid kunnen borgen. Van deze personen verwerkt Conducto de functieomschrijving, betalingsgegevens en de contactgegevens, waaronder de naam, telefoonnummer, emailadres en een foto, om:

• de deskundige aan te melden in het deskundigenteam, inclusief de bekendmaking op de website;
• afhandeling van declaraties; en
• het doorsturen en (laten) behandelen van klachten.

De verwerking van persoonsgegevens van de deskundigen wordt gebaseerd op de overeenkomst die Conducto sluit met de deskundige (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

2.4 Alle betrokkenen

Als laatste kan Conducto persoonsgegevens van alle betrokkenen verwerken wanneer dat noodzakelijk is voor een van de volgende doeleinden:

• fraude preventie;
• netwerk- en informatiebeveiliging;
• een fusie of een overname;
• het innen van vorderingen en/of het verdedigen tegen aanspraken; en
• het uitvoeren van wet- of regelgeving.

Conducto heeft een wettelijk verplichting dan wel een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken (artikel 6 lid 1 sub c en sub f AVG).

2.5 Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Conducto verwerkt in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens. Klagers worden dan ook aangemoedigd geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken in de klacht.

3. De verwerking van persoonsgegevens door de onafhankelijke deskundige

Iedere deskundige is onafhankelijk en verwerkt persoonsgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. De deskundige ontvangt de volledige klacht van de klager, de contactgegevens van de klager en het lid. Deze persoonsgegevens worden door de deskundige verwerkt om:

• Conducto op de hoogte te stellen over de behandeling van de klacht; en
• de klacht van de klager naar behoren te behandelen en een advies uit te brengen aan het lid en de klager.

Dit doet de deskundige op basis van een gerechtvaardigd belang om de klacht te kunnen beoordelen en af te handelen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

De deskundige deelt de ontvangen persoonsgegevens niet met derden (anders dan het lid, de klager en Conducto), behalve eventueel een verwerker die in opdracht van de deskundige persoonsgegevens verwerkt. Bovendien zal de deskundige de persoonsgegevens verwijderen zodra zij deze niet meer nodig hebben voor deze doeleinden.

Iedere deskundige neemt de bescherming uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan op zijn minst. Hierbij neemt de deskundige op zijn minst de beschermingsmaatregelen in acht zoals hierna onder hoofdstuk 4 opgenomen.

De rechten die u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens zijn hierna onder hoofdstuk 7 beschreven. Om deze rechten uit te oefenen, voor andere vragen en/of klachten kunt u direct contact opnemen met de deskundige via de door u ontvangen contactgegevens in het kader van uw klacht.

4.Hoe beschermen wij uw privacy?

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Daarom zijn onze systemen en programma’s beveiligd. We hebben procedures om ervoor te zorgen dat personen die niet bevoegd zijn, geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Daarnaast hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Mocht u toch denken dat er misbruik is gemaakt van of een inbreuk heeft plaatsgevonden op persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met ons. Onze contactgegevens zijn opgenomen in hoofdstuk.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is voor realisatie van de doeleinden waarvoor zij aan ons zijn verstrekt. Uiteraard voldoen wij op deze manier ook aan de wettelijk vastgestelde bewaartermijnen voor persoonsgegevens.

6.Het delen van uw persoonsgegevens

Bij Conducto kunnen wij uw persoonsgegevens delen voor de doeleinden zoals weergegeven in hoofdstuk 2. Dit houdt in dat:

• wij de persoonsgegevens van de klager delen met het betreffende lid en de onafhankelijke deskundige;
• wij de persoonsgegevens van leden delen met de onafhankelijke deskundige;
• wij de contactgegevens van de onafhankelijke deskundige delen met het lid en de klager;
• wij de persoonsgegevens van betrokkenen kunnen delen met derden vanwege een wettelijke verplichting of bevoegdheid om persoonsgegevens te verstrekken; en
• als wij vermoeden dat er sprake is van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik, kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen.

Derden

Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens.

Doorgifte aan derde landen

Conducto geeft uw persoonsgegevens niet door naar landen buiten de Europees Economische Ruimte (EER).

7. Uw privacyrechten

U heeft verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. Hieronder treft u een overzicht van deze rechten.

• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die Conducto van u verwerkt te laten rectificeren en/of aan te vullen.
• Het recht om het gebruik van uw persoonsgegevens te laten beperken.
• Met betrekking tot de gegevensverwerking die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang, heeft u het recht van bezwaar. Dit houdt ook in dat u bezwaar kunt maken tegen direct marketing (opt-out).
• Het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt of de bewaartermijn is verstreken.
• Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming of om uitvoering te geven aan een overeenkomst met u, heeft u het recht om die gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en/of door te laten geven aan een derde.

Een verzoek om uw een van uw rechten uit te oefenen kan worden ingediend via de contactgegevens zoals opgenomen onder hoofdstuk 9. Wij zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, op uw verzoek reageren.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. 8. Het gebruik van cookies

Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld een deel van het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Conducto maakt gebruik van:

Javascripts; deze zorgen ervoor dat uw browser informatie kan verzamelen. Deze informatie wordt vervolgens omgezet in

Cookies; dit zijn kleine bestanden met informatie over (o.a.) uw surfgedrag die bij het eerste bezoek aan onze website worden opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Er zijn drie soorten cookies, namelijk “functionele cookies”, “analytics” en “tracking cookies”.

Functionele cookies zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Daarnaast verzamelen wij statistieken (analytics) van de gebruikers van onze website. Die informatie gebruiken wij om onze website blijvend te verbeteren. Als laatste plaatsen wij ook cookies die uw surfgedrag bijhouden (tracking cookies), zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over deze cookies en heeft u de mogelijkheid de niet-functionele cookies te accepteren of niet. Daarnaast kunt u cookies ook verwijderen via de instellingen van uw browser.

Conducto maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van Google zijn.

Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U treft hier ook het privacy beleid van Google Analytics aan. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.

Conducto heeft hier geen invloed op. Conducto heeft Google geen toestemming gegeven om via Conducto verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

9. Contactgegevens

Voor vragen, verzoeken en klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Conducto, kunt u contact opnemen met Conducto via de volgende contactgegevens:

Telefoonnummer: +31 26 303 4700

E-mailadres: privacy@conducto.nl

 

10.Wijzigingen in onze privacy statement

Conducto behoudt het recht om dit privacy statement aan te passen. De meest actuele versie kunt u terugvinden op onze website.